Teman, Tidak ada yang pasti di dunia ini selain perubahan. Rasanya ungkapan itu sudah sering kali kita dengar. Ya, kita semua harus mau berubah untuk mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi yang berlangsung demikian pesat. Orang yang tidak mau berubah pada akhirnya akan dilindas oleh zaman. Kita sempat mendengar ungkapan Change or Die!
John P. Kotter 1996, Leading Change, Harvard Business School PressInc. USA menyebutkan empat penyebab utama yang memaksa organisasi untuk berubah. Keempat faktor tersebut adalah: perubahan teknologi, integrasi ekonomi internasional, kejenuhan pasar di negara-negara maju serta jatuhnya rezim komunis dan sosialis. Dengan adanya faktor penyebab tersebut maka sumber daya manusia sebagai pelaku dunia usaha perlu mempersiapkan diri untuk bisa menghadapi perubahan yang terjadi.
Namun yang menjadi masalahnya adalah bahwa manusia pada dasarnya cenderung menyukai status quo, karena merasa nyaman. Dengan rutinitas yang ada, manusia tidak harus berpikir keras karena semua berjalan sesuai rutinitas dan kebiasaan yang ada. Perubahan sering kali menimbulkan rasa tidak nyaman secara psikologis maupun fisiologis sehingga kita tidak perlu heran jika sulit sekali mengharapkan orang lain untuk berubah. Kita pun sering kali sulit untuk berubah, bila kita merasa semua baik-baik saja, semua nyaman dan tidak ada yang kurang. Kita baru mau melakukan perubahan kalau kita merasa bahwa perubahan itu akan menjadikan keadaan menjadi lebih baik. Lewin mengelompokkan perubahan menjadi 3 fase yaitu seperti dalam gambar di bawah ini :
Dalam fase 1 Unfreezing adalah satu fase untuk menciptakan keinginan untuk berubah dan meminimalisir sikap anti perubahan, di fase kedua changing adalah fase perubahan yang mengubah individu, kelompok, tugas-tugas, struktur, dan teknologi, yang kemudian di fase 3 refreezing dilanjutkan dengan mengevaluasi hasil, modifikasi, dan membuat konstruksi hasil perubahan untuk menjadi kebiasaan yang baru.
Berikut tips untuk bisa membuat perubahan menjadi lebih mudah.
1. Sampaikan pentingnya perubahan itu dilakukan. Sebagai contoh, orientasi bisnis sekarang ini yang mengutamakan servis/pelayanan kepada customer menjadi hal penting untuk perusahaan yang ingin tetap eksis di era globalisasi ini. Oleh karena itu, manajemen harus menyampaikan sisi pentingnya perubahan itu dilakukan yaitu untuk membuat customer menjadi loyal bahkan bisa happy yang dapat mendatangkan profit bagi perusahaan sehingga semua karyawan harus bisa memberikan layanan terbaik kepada customer baik internal maupun eksternal. Perusahaan yang mengabaikan customernya bisa mengalami kemunduran bahkan kebangkrutan.
2. Sampaikan pula apa manfaatnya bagi setiap pribadi. Bila setiap pribadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan menyadari akan manfaat dari perubahan itu bagi dirinya sendiri akan semakin memudahkan proses perubahaan itu secara institusi. Dalam konteks layanan, setiap pribadi yang bisa mewujudkan perubahan dalam memberikan layanan terbaik, mendapat peluang mendapatkan penghargaan dan promosi yang lebih cepat dibandingkan karyawan lainnya.
3. Jelaskan bagaimana menghadapi masalah yang timbul sebagai dampak dari perubahan. Dengan komunikasi yang terbuka, maka kekuatiran akan masalah yang timbul dalam perubahan bisa lebih diminimalisir dan tingkatan kesiapan berubah menjadi lebih besar. Ketika menangani sebuah perusahaan hospitality yang ingin meraih sertifikat ISO, terjadi keresahan yang semakin meningkat sehingga perlu katalisator agar bisa terjadi sinergi untuk menghadapi masalah yang timbul, untuk itu kita mengundang nara sumber dari perusahaan yang berhasil meraih ISO untuk bertanya masalah, tips, dan trik selama proses meraih sertifikasi ISO itu berlangsung. Dengan mendatangkan nara sumber yang kompeten di bidangnya membuat ketakutan dan kekhawatiran karyawan bisa diminimalisir.
4. Membuat kelompok-kelompok kecil untuk saling dukung dalam proses perubahan, adanya kelompok-kelompok kecil ini bisa saling mendukung, mengingatkan, dan melakukan perubahan sesuai dengan yang diharapkan bersama. Pernah ketika saya mencanangkan program Smile, setiap karyawan saling mengingatkan temannya untuk tersenyum, bila sudah tiga kali ditegur maka karyawan tersebut akan terkena sanksi denda dengan nominal yang disepakati dan disimpan dalam kotak khusus yang nantinya akan dimanfaatkan oleh semua anggota kelompok kecil tersebut.
5. Membuat langkah-langkah konkret dalam perubahan dan menyelaraskan ide-ide, inisiatif, dari setiap individu sehingga timbul rasa kebersamaan untuk membuat perubahan itu menjadi lebih mudah.
6. Mengembangkan umpan balik dan forum komunikasi internal sehingga setiap masalah yang timbul bisa segera ditanggulangi supaya tidak menjadi masalah yang semakin besar.
7. Rayakan keberhasilan yang telah dicapai untuk memperkuat proses perubahan yang telah dilakukan.
Bagi setiap kita, pastikan bahwa perubahan bermanfaat untuk mengembangkan diri kita agar terus mau belajar. Karena proses belajar bukan hanya terjadi di bangku sekolah atau pendidikan formal, melalui universitas kehidupan kita masing-masing menjadi wahana bagi kita untuk terus belajar, berubah, dan menjadi lebih baik dari sebelumnya. Bahkan dengan memiliki tujuan yang jelas untuk terus lebih baik bisa membuat kita lebih bersemangat dan menjadi agen perubahan. Mari mengalir dalam kehidupan ini dengan perubahan untuk jadi lebih baik.
Tetap semangat menjalani hidup, ada suka ada duka... senyum yang ikhlas akan mendapat energi semangat yang tanpa batas.
Keep smile and keep spirit !!!
